Как вести учет договоров в организации образец

Журнал регистрации договоров бланк и образец заполнения 2019

Как вести учет договоров в организации образец

Журнал регистрации договоров (иногда его также называют реестр) позволяет составить полный перечень заключенных соглашений как с контрагентами, так и с физическими лицами (в первую очередь сотрудниками, подписавшими трудовые договоры).

Ведение этого документа необязательно, хотя в большинстве случаев это в интересах самой компании. Благодаря реестру можно легко найти любой договор, уточнить информацию о дате его заключения и другие сведения.

Образец и правила оформления журнала описаны в статье.

Скачать бланк журнал регистрации договоров (word)

Образец заполнения журнала регистрации договоров (word)

Ранее мы приводили образец и пример заполнения журнала регистрации приказов, ознакомиться с ним вы можете здесь.

Назначение и виды документа

Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:

  • систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
  • быстро найти нужный документ;
  • узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
  • вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.

Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:

  1. Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
  2. Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.

Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.

На практике различают несколько разновидностей журналов:

  • по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
  • по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
  • по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

Образец журнала регистрации договоров и правила оформления

Вести журнал может:

  • секретарь
  • другой помощник руководителя
  • юрисконсульт
  • делопроизводитель
  • бухгалтер
  • сотрудник отдела кадров и другие работники, уполномоченные руководителем.

Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.

На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:

  • номер и дата подписания;
  • вид договора;
  • название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
  • кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
  • количество экземпляров;
  • вид документа – оригинал или копия;
  • место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).

Образец заполненного бланка журнала регистрации договоров выглядит так.

Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).

Для создания журнала можно приобрести специальный бланк с прошитыми страницами, завести отдельную тетрадь или сшить несколько десятков/сотен листов А4, приклеив титульный лист и корочку. Заполнять реестр можно рукописным или печатным способом. Для этого применяется синяя либо черная ручка. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.

Хранится документ у ответственного сотрудника, который отвечает и за его заполнение. Часто это секретарь, делопроизводитель или юрисконсульт. Порядок запроса информации из реестра регулируется внутренними актами компании. Как правило, на запрос имеют право только отдельные сотрудники при возникновении заранее определенных причин.

Порядок нумерации документов

Договоры можно нумеровать произвольным способом, однако трудовые соглашения подлежат сквозной нумерации с начала года. По каждому документу нужно указать номер и год подписания – тогда его можно будет однозначно идентифицировать среди множества подобных.

Конкретный порядок нумерации законодательством не регулируется. Поэтому организация может обновлять порядок с каждого нового года либо по истечению другого периода. К тому же в номера документов можно вставлять и другие обозначения – буквы, знаки препинания. Например, ДП №17-2018 – так можно обозначить договор поставки №17, который был заключен с контрагентом в 2018 году.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/zhurnal-registracii-dogovorov/

Как вести реестр договоров в организации

Как вести учет договоров в организации образец

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала.

Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации.

Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа.

Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями).

Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-dogovorov/

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации — Управление персоналом

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

  1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
  3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Источник: https://sroorgru.com/kak-vesti-reestr-dogovorov-v-organizatsii/

Как вести реестр договоров в организации образец

Как вести учет договоров в организации образец

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства.

Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации.

В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации.

Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера: Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности.

Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются: Способы ведения реестра также могут разными.

Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

*Будьте внимательны при заполнении Ваших контактных данных, особенно при указании Вашего e-mail, так как на него мы отправляем подтверждающее письмо об участии в акции.

Также наш менеджер может связаться с Вами для уточнения информации.

Лучше доверьте работу по заключению договоров и сопровождению сделок юристу или адвокату.

Реестр Договоров Образец — specialpremium

Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок.

А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на Юр Проводнике.

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: Как в 2019 году правильно составить счет на оплату?

Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.

Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.

Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью.

Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов.

Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору.

Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как: Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих НДС.

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – купля-продажа, поставка, оказание услуг и т. Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, счетов-фактур, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Оказание услуг или выполнение работ обосновано актом приема-передачи результата.

Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате.

Реестр Договоров Учет И Ведение Договоров — davaivdunem

Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору.

Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как: Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих НДС.

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – купля-продажа, поставка, оказание услуг и т. Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, счетов-фактур, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Оказание услуг или выполнение работ обосновано актом приема-передачи результата.

Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате.

Реестр Договоров Учет И Ведение Договоров — installfoundry

Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Согласно ФЗ № 402 от 6.12.2011 первичным именуется документ, выступающий основанием для оформления факта хозяйственной деятельности – сделки, операции и иных событий, оказывающих влияние на финансовое состояние экономического субъекта.

Счет становится офертой в случае содержания в нем существенных условий сделки согласно ст.435 ГК РФ.

В соответствии с п.3 ст.438 ГК РФ оплата по счету становится акцептом оферты.

В силу п.3 ст.434 ГК РФ счет с признаками оферты после оплаты признается документом, подтверждающим заключение сделки даже при отсутствии договора.

Так как сам факт выставления счета на оплату не влияет на финансовое положение продавца, поскольку счет может быть не оплачен или перевыставлен, то применять к счетам требования ФЗ № 402 не обязательно.

Оформление счета на оплату относится к обычаям делового оборота в РФ.

По обыкновению документ оформляется на бланке организации, где указаны реквизиты получателя средств, а покупатель на основании счета переводит оплату.

Посредством выставления счета на оплату фиксируется предварительная договоренность сторон о приобретении товаров, оказанных услуг или выполненных работ.

Хорошим тоном признается использование для составления счета фирменного бланка организации.

Подписывать счета вправе руководитель и главбух организации.

Может подписывать счет лицо, уполномоченное на это соответствующим приказом или имеющий соответствующую доверенность.

Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования.

Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в учетной политике организации.

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС.

Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.

В содержание документа включается строка «в том числе», что указывает на включение НДС в общую стоимость сделки и строка «дополнительно», указывающая на начисление налога сверх стоимости сделки.

Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.

В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

Образец реестра договоров по 44 фз law-

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется счет-фактура.

Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой: Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату?

Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки.

То есть систематизация счетов необходима организации. Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено.

Организация вправе самостоятельно разработать форму документа. Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления.

Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем.

То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку.

Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки.

Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях.

Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар.

Продавец направил претензию с требованием об оплате. В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты.

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется счет-фактура.

Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой: Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату?

Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки.

То есть систематизация счетов необходима организации. Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено.

Организация вправе самостоятельно разработать форму документа. Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления.

Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем.

То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку.

Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки.

Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях.

Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар.

Продавец направил претензию с требованием об оплате. В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты.

Источник: http://oxbridge.spb.ru/kodeks/kak-vesti-reestr-dogovorov-v-organizacii-obrazec

Как вести реестр договоров в организации образец 2019 год

Как вести учет договоров в организации образец

призываю сформировать мнение профессионалов по следующим вопросам.

Какое подразделение компании должно осуществлять хранение договоров?

Какое подразделение компании должно осуществлять ведение реестра договоров?

Почему и зачем этим нередко занимаются юристы компании?

Угу. Итого 3 реестра, 3 точки сбора информации. 1000 договоров. 3000 экземпляров договоров по компании ходит. Плюс разные варианты допсоглашений (какие-то подписаны, какие-то — нет, а некоторые — подписаны лишь с одной стороны. Все в копиях, копиях с копий и копиях с факсимильного сообщения). Все это дело безумно жрет ресурсы принтеров и копиров, тонер и бумагу, место для хранения.

Плюс — внесли изменения в договор (допсоглашение, расторжение или еще чего) — рано или поздно один из трех реестров обязательно ступит и не внесет изменения. Или внесет изменения с ошибкой.
Или с ошибкой будут внесены данные во все три реестра, в одном из них потом ошибку — исправят. Во втором — исправят ошибку, но другую.

В результате накопления таких ошибок через год данные реестров будут различаться настолько, что пользоваться ими будет совершенно невозможно, так как непонятно — какой из трех реестров — правильный.

Далее — исполнитель будет сначала проверять данные реестра по копиям документов в каждом случае обращения, а потом плюнет на реестр вообще (он же неактуальный!) и будет работать исключительно по бумажнму архиву.

Все три реестра при этом будут вестись уже просто в силу того, что так положено, но в самом деле никому эти реестры уже не нужны, за редким исключением. В результате ведение реестров воспринимается как тупая никому не нужная бюрократическая процедура.

В свою очередь, это порождает еще более демократическое» (халатное) отношение к реестру. Что его, реестр, окончательно губит.

В особо тяжелых случаях исполнитель заведет собственный реестр, который будет вести для себя, в удобном самому себе формате. Впоследствии данными этого реестра начнут пользоваться его коллеги.

Итого у нас в компании будет уже 4 реестра.

А поскольку ни один из них не гарантирует аутентичности информации, все 4 реестра будут бесполезны.

Проходили, и не раз.

Реестр должно вести одно подразделение. Реестр должен быть один. Только тогда в нем будет хоть какой-то смысл.

Полностью согласен. Одно подразделение один реестр.
А таким подразделением может быть и отдел документооборота если такой есть в компании. Ведь функции по хранению, счету, отслеживанию возврата договоров и т.д. не юридические, работа не квалифицированная, зачем нагружать ей дорогостоящего юриста.

Цена: €15,000

Зависит от многих факторов. От размера компании, от «весовых категорий» того или иного департамента и даже — от квалификации специалистов и руководителей департаментов.
Все перечисленное формирует некую модель документооборота, которая имеет место в компании.

В идеале — все подлинники договоров должны храниться в одном месте. Бухгалтерия или юристы — не столь важно.

Юристы — потому, что подлинник договора нужен в одном случае — когда возникает конфликтная ситуация, и ее решают с применением права.

Бухгалтеры — потому, что им так удобней вести учет договоров.

То есть — или у тех, или у других.
Двоевластие тут недопустимо, ибо породит бардак и неразбериху.

:  Договор доверительного управления квартирой образец 2019 год

Остальные заинтересованные подразделения могут довольствоваться копией договоров или, если компания продвинута, даже сканом его.

Вы уже видите по имеющимся сообщениям в рамках данной темы ответы на поставленные вопросы неоднозначные

Ведение реестра и хранение договоров в компании должна осуществлять бухгалтерия!

Указанные функции — являются неотъемлемой частью надлежащего бухгалтерского и налогового учета в компании

Договоры, акты, счета, счет-фактуры — это первичные учетные документы, на основании которых должен вестись бухгалтерский и налоговый учет.

Будет порядок в бухгалтерии в части хранения первичных учетных документов будет порядок в бухгалтерском и налоговом учете компании

Зачем этим нередко занимаются юристы?

Заниматься хранением и ведением реестра договоров только для того, чтобы было удобно вести судебные дела по этим договорам — неправильное мышление корпоративных юристов.

Юристы должны не допускать судебных разбирательств, юристы должны их предупреждать посредством совершенствования договорной работы.

Согласна с Алексеем. Долгое время проработала в компании, где хранение договоров и пр. осуществлялось бухгалтерией. Удобно во всех отношениях.

А мне кажется (хотя это и увеличивает бюрократию) при крупных компаниях необходимо при юридических департаментах или вообще отдельно вводить отдел договоров, который занимался бы подготовкой договоров, согласованием на всех уровнях, регистрацией договоров, сбором необходимых документов подтверждающих право на деятельность и право подписи контрагента и собственную. По крайней мере так делается на некоторых гос. предприятих. Правда я работаю в такой системе меньше месяца, поэтому сказать что-то более определенное смогу позднее. До этого где я работала в компании договора находились в бухгалтерии, а копии — в юридическом отделе. Было удобно.

Мой Шеф обычно говорит, что упомянутые отделы договоров создают под любовниц или родственников))

Мне представляется, что такие отделы — это размытие ответственности по договорной работе!

Подготовкой, согласованием проектов договоров, сбором документов — должны заниматься инициаторы заключения договоров!

Отделы договоров, юридические службы — в большинстве случаев не являются инициаторами договоров Общества!

Очевидно, госпредприятия — это шаблон договорной работы, при котором вся договорная работа ложится на плечи юристов — это не модно и неэффективно!

Цена договорная

Доброго всем времени суток!
Вообще на предприятии регистрацией всех документов занимается служба ДОУ или канцелярия. Если таковых нет, то данную работу должен выполнять секретарь либо делопроизводитель.

Юридический отдел передает готовый договор секретарю — она визирует его во сех отделах — и если нет никаких замечаний присваевает регистрационный номер и передет на подпись директору. После подписания договор подшивает в определнную папку и хранится в специално отведенном месте.

Если возникает необходимость в истребовании данного договора для работы, секретарю дается запрос и она вам приносит или его копию или оригинал, обязательно оставив отметку об его иъятии для каких целей, кому передан и когда, а также ставит его себе на контроль, чтобы не потерялся.

Хранение оригиналов договоров обычно осуществляет канцелярия, или управление делами, но если договоры — в режиме коммерческой или государственной тайны — 1 отдел/СБ. Бумажный и/или электронный реестры также ведет канцелярия, или управление делами.

Юристы и другие подразделения могут вести свои неофициальные электронные реестры, внося в них краткую информацию о завизированных ими договорах (или о тех, в визировании которых было отказано, или тех, которые были завизированы с замечаниями).

Канцелярия (управление делами) регулярно рассылает реестры ЗАКЛЮЧЕННЫХ договоров, и визирующие подразделения могут сравнить текст, который они визировали, и который в итоге был подписан.

К сожалению, бывает так, что на визирование представляется один вариант договора, а потом менеджер (по итогам согласования с контрагентом без участия ЮД или чтобы не учитывать замечания ЮД, или еще по какой причине) коварно «подкладывает» на подписание гендиректору совсем другой вариант.

В результате рассылки апдейтов реестра юристы имеют возможность сравнить, и в случае расхождений при возникновении правовых проблем — «прикрыться» (мол, мы визировали совсем другой документ, давали замечания, возражения). В этом вижу смысл ведения юрдепом своего отдельного реестра договоров.

Реестр — однозначно должна вести Юридическая служба! Это прямая обязанность юриста, это связано с тем, что договор вступает в силу после проведения правовой экспертизы и подписания руководителем.

На юристе так же лежит обязательство отслеживать (мониторинг) исполнение договора и не допущение не исполнения или ненадлежащего исполнения.

Хранение Договоров должно осуществляться в канцелярии и допуск к ним должен осуществляться по уровню допуска.

Мое глубокое убеждение, что отслеживать исполнение договоров должны манагеры, а не юристы.

В данном случае я имел ввиду правовую сторону. Не редко, возникают проблемы с не исполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств. что влечет за собой ведение своевременной претензионной работы и соответственно исковой.

Рука правосудия
Добавить комментарий